O MS Project, ou Microsof Project, é um programa mantido pela Microsoft, um dos mais conhecidos e utilizados quando a intenção é gerenciar projetos. Ele possui uma série de recursos e permite, principalmente, programar e representar informações por meio de gráficos.
Em geral, a funcionalidade principal do aplicativo é o controle de tempo e o que é gasto na elaboração de um projeto, o que inclui custos variáveis dentro desse meio, podendo organizar uma grande quantidade de relatórios.
Pensando nisso, qual seria a relação do MS Project com as engenharias? Nem todos sabem, mas é um programa importante para os profissionais da área. Aqui iremos explicar o porque e também trazer algumas dicas referentes ao uso. Confira!
Para que serve o MS Project?
As áreas da Engenharia, sobretudo a construção civil, precisam do auxílio de softwares que ofereçam a opção de construir ferramentas gráficas. Isso facilita o entendimento de um planejamento de ataque ao projeto como um todo, partindo da obra até as atividades que serão realizadas com o tempo.
Um desses softwares é o Microsoft Project. A proposta do software acaba sendo bastante difundida pela facilidade que ele apresenta nas questões de manuseio.
Não é um programa difícil e ainda elimina a necessidade de alimentá-lo constantemente com certa quantidade de informações.
Utilidades do Microsoft Project
Para quem atua com projetos fica bastante claro que não é tão simples assim gerenciar uma obra e para isso vários recursos são utilizados.
No andamento da obra o profissional pode enfrentar diversos problemas, muitos relacionados ao gerenciamento que aplica no projeto. A organização, sobretudo, fica ligada a prazos de entrega, tanto de materiais como do empreendimento em si, e aos custos para a execução da obra no geral.
O MS Project acaba se tornando um salvador dos profissionais da engenharia, ajudando em muitos pontos na rotina de trabalho e na gestão dos projetos, e por isso selecionamos algumas dicas para utilizá-lo.
Não há muito segredo, visto que o programa é bastante funcional e prático, mas essas dicas irão auxiliá-lo bem.
Fique atento as atividades do projetoEsse é o ponto principal para a utilização do MS Project. Ao ter atenção com as atividades, o engenheiro consegue visualizar se elas possuem alguma ligação e deste modo entender se as suas predecessoras estão sendo feitas de maneira correta.
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Isso colabora com o controle geral do projeto, sobretudo em relação aos custos, prazos e os recursos que a obra demanda, fazendo com que esta tenha um fluxo melhor e com uma probabilidade baixa de falhas enquanto é executada.
Otimização dos projetos
A gestão do projeto é algo fundamental e por esta função é que esse software fica imensamente conhecido pelos engenheiros.
Basicamente o MS Project consegue criar planilhas e gráficos que colaboram para o profissional planejar, gerenciar e ter certa comunicação com as partes interessadas nesse projeto.
É um ponto favorável porque acaba passando maior credibilidade ao engenheiro, que se mostra organizado e rígido com prazos, por exemplo.
Criar vínculos entre as tarefas
Cada tarefa realizada demanda tempo e recursos para acontecer, e ainda é realizada na sequência de outras tarefas. Por isso, a ideia de utilizar o software é linkar uma tarefa a outra para que ela só seja iniciada com sua antecessora já concluída.
Esse é um ponto importante porque o projeto não pode ser executado sem dependência das atividades, mas estas precisam ter uma ligação, para que sejam realizadas dentro de prazos.
O Microsoft Project permite o ajuste automático do cronograma, mesmo que ele tenha alterações posteriormente.
Maior vantagem no mercado
Sobretudo na crise, a competitividade é algo que interfere muito na engenharia. Por conta dessa situação a construção civil teve uma queda, por exemplo.
O software é utilizado para gestão, o que é aliado ao conhecimento amplo de planejamento e controle, algo eficaz e que destaca o profissional de outros. Com isso, ele tem mais vantagens para a própria carreira e também em relação a empresas do ramo.
Caminho crítico
É caracterizado como caminho critico uma série de atividades executadas em sequência, sem intervalos. Ele é descrito assim porque se uma dessas tarefas atrasar, há atraso nas seguintes também, o que impacta no prazo final de uma obra.
Para ter uma melhor gestão desse projeto, a obra deve ser gerenciada por esse caminho crítico, o que vai permitir ao engenheiro acompanhar o percurso das atividades e corrigir desvios no cronograma antes mesmo que aconteçam.
Faça o controle de gastosÉ uma das possibilidades previstas pelo uso do software, que permite a redução de desperdícios e também o bom andamento da obra, pontos relacionados diretamente ao controle aplicado ao material, de estoques as saídas.
Esse controle deve ser iniciado a partir da compra do material e sua chegada ao canteiro, passa pelo recebimento e estoque até ser liberado para campo. Deste modo você tem um planejamento eficiente do que é necessário para a realização das obras.
Planejamento físico e financeiro
É outro ponto de destaque para o MS Project, que ajuda em algo fundamental para o andamento do projeto como um todo. Ele auxiliará para que o engenheiro siga no caminho adequado da obra, isso desde seu planejamento até a finalização da mesma.
Pontos como o caminho crítico, por exemplo, requerem maior atenção, e utilizar o software ajuda a ter um controle e planejamento adequado em diversos fatores que englobam um projeto.
Conheça e preveja riscos
Com a gestão pelo MS Project é possível ter um controle maior em relação aos riscos, possibilitando que o profissional preveja e consiga analisar essas probabilidades.
Riscos são enquadrados como todas as situações que saem do controle da equipe e podem impactar o projeto. Por isso, ao ter essa previsão, você pode saber como lidar melhor com isso e resolver a situação, antes mesmo de ela acontecer.
Acompanhe todo o projeto
Embora você precise estar na obra com frequência, para ver seu andamento, o MS Project também possibilita que você gerencie o projeto sem estar lá. Como são inúmeras equipes e produtos utilizados, o controle pode ser feito com o uso do software, dando uma folga na rotina.
Você só precisa estabelecer certos métodos para encarar os gráficos e analisados, tornando mais fácil o acompanhamento.
Aprenda as funções do softwarePara utilizar o MS Project em seu máximo, vale aprender a traçar cronogramas e planos de ataque, além de atribuir os recursos necessários até a conclusão de uma obra.
Não é um programa difícil de utilizar, mas caso tenha dúvidas quanto ao seu funcionamento, vale tentar algum curso para conhecer melhor e aprender a dominar o software.
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