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Seis erros comuns de gerenciamentos em arquitetura

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14 abr 2020
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Fazer malabarismos no gerenciamento de uma prática movimentada, bem como em projetos e clientes, pode levar a alguns erros comuns que podem começar a ter um grande impacto no sucesso da sua empresa.

Aqui estão seis armadilhas comuns no gerenciamento de práticas e como você pode evitá-las facilmente:

Prédio - Seis erros comuns de gerenciamentos em arquitetura

1. O gerenciar “Nossa excelente reputação de design é suficiente”

Sim, a reputação de seus talentos em design ajudará muito a posicionar sua prática como líder de mercado. Mas ser um arquiteto incrível é uma coisa, e ser um empresário experiente é outra. Se você não conseguir gerenciar efetivamente o processo para seus clientes, funcionários e prestadores de serviços, acabará sendo conhecido como um pesadelo total para trabalhar.

Ao se arremessar para o trabalho, não se esqueça de destacar também seu processo, metodologia e prazos, para que seus clientes possam ver que você está bem preparado para assumir o projeto deles da perspectiva da organização, bem como da perspectiva das habilidades. Se você acha que suas habilidades de organização estão faltando, o ponto número dois é exatamente o que você precisa …

2. “Não temos um sistema de gerenciamento de tarefas para nossa prática de arquitetura”

Antes de seus negócios começarem a crescer, você deve procurar um sistema que permita escalar conforme necessário. Um sistema de gerenciamento de tarefas para sua prática garantirá que você e sua equipe possam gerenciar as tarefas diárias envolvidas em projetos  com mais facilidade, precisão e eficiência – como gerenciar leads, cotações, controle de tempo e faturamento.

Lembre-se, isso não precisa ser uma solução de software cara e personalizada. Softwares baseados na nuvem, como o WorkflowMax, permitem gerenciar todas essas tarefas críticas em um sistema integrado – a melhor parte é que você também pode acessá-lo de qualquer lugar em que tenha uma conexão à Internet; portanto, não importa onde esteja trabalhando, você poderá acompanhar quem está fazendo o quê.

3. “Usamos apenas planilhas para tudo”

As planilhas podem ter sido boas quando era apenas você no negócio, mas à medida que você cresce e suas necessidades de dados precisos aumentam, seu sistema de planilhas demorado não serão mais suficiente.

Coletar e analisar dados é fundamental para o sucesso de sua prática. Um software de gerenciamento de tarefas como o WorkflowMax facilita isso através da criação de relatórios personalizados. Os relatórios permitem que você colete instantaneamente dados sobre o que é mais importante para os seus negócios – por exemplo, quem e qual é o mais lucrativo para sua prática, onde você pode ter algumas ineficiências, se você precisa adaptar sua estrutura de preços ou se suas citações ainda estão no ponto.

4. “Nosso sistema de arquivamento de documentos funciona bem para nós”

Você tem certeza sobre isso? Com que frequência você questionou se está trabalhando na versão mais recente de um documento? Quanto tempo você gasta pesquisando em anexos de e-mail? Ou, e se o seu colega estiver ausente e você não puder acessar um documento salvo no computador dele?

O uso de um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem, como Dropbox , Google Drive ou Box, permite que todos acessem a versão mais recente de um documento. Isso também significa que você nunca precisará se preocupar com documentos perdidos ou danificados devido a desastres imprevistos ou contratempos de tecnologia.

5. “Não temos um sistema de CRM”

À medida que a sua prática cresce, e você não está mais em todos os aspectos de cada projeto, não pode esperar que também acompanhe todos os detalhes do cliente da mesma maneira que costumava, não importa o quão bom você pense sua memória é: a integração de um sistema de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) com o seu software de gerenciamento de tarefas permite recuperar instantaneamente informações essenciais do cliente e do projeto. Você pode personalizar os campos para inserir qualquer informação relevante para seus negócios. Um sistema de CRM ajuda a fornecer um serviço consistente e mais personalizado aos seus clientes, além de estimular leads e manter relacionamentos profissionais.

6. “Não acompanhamos o progresso do projeto”

Os arquitetos geralmente fornecem uma cotação ao apresentar um projeto. Mas no que você está baseando esse número? Ao rastrear quanto tempo você gasta em tarefas específicas, você poderá fornecer cotações muito mais precisas para seus clientes no futuro. Você também poderá monitorar onde está com um projeto em relação ao orçamento do cliente, para garantir que não excederá seu objetivo e informará ao cliente que mais tempo ou recursos podem ser necessários .

Estas são seis mudanças que você pode fazer em sua prática que colherá recompensas para sua empresa agora e no futuro! Que outras lições importantes de gerenciamento você compartilharia conosco? Deixe-nos saber nos comentários.

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